Le parcours administratif d’une entreprise est jalonné de documents importants, parmi lesquels figure l’extrait Kbis. Ce document officiel atteste de l’existence juridique d’une société et fait foi de sa situation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Mais quelle est la durée de validité de cet extrait Kbis et comment le renouveler ? Cet article vous apporte des réponses claires sur ces questions.
Comprendre ce qu’est l’extrait Kbis
L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il atteste de l’existence juridique d’une entreprise et regroupe toutes les informations légales la concernant. Parmi ces informations, on retrouve notamment :
- La dénomination sociale et le sigle de l’entreprise
- L’adresse du siège social
- Le montant du capital social
- La forme juridique (SARL, SAS, SA, etc.)
- L’activité exercée (code APE/NAF)
- L’identité du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes
- Les éventuelles procédures collectives en cours
Ce document est généralement requis lors de certaines démarches administratives, comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la signature d’un bail commercial ou la participation à un appel d’offres.
La durée de validité de l’extrait Kbis
Il n’existe pas de durée de validité légale pour un extrait Kbis. Toutefois, il est généralement admis que sa validité temporelle est de 3 mois. Cette durée est indicative et peut varier selon l’organisme auprès duquel vous devez présenter le document. Certains organismes peuvent en effet exiger un extrait Kbis datant de moins de 3 mois, voire même d’une semaine.
Il est donc important de vérifier les exigences spécifiques à chaque démarche et de se procurer un nouvel extrait Kbis si nécessaire.
Comment obtenir ou renouveler son extrait Kbis ?
Il existe plusieurs moyens pour obtenir ou renouveler son extrait Kbis :
- En ligne : Vous pouvez effectuer une demande d’extrait Kbis sur le site officiel Infogreffe.fr. Il vous suffit de rechercher votre entreprise par sa dénomination sociale, son numéro SIREN ou le nom du dirigeant. Une fois votre entreprise trouvée, vous pouvez commander et payer votre extrait Kbis en ligne. Il vous sera ensuite envoyé par courrier électronique sous format PDF.
- Au guichet du Greffe : Vous pouvez également vous rendre au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise pour faire une demande d’extrait Kbis. Vous devrez remplir un formulaire et régler les frais de délivrance. Le document vous sera remis immédiatement ou envoyé par courrier postal.
- Par courrier : Enfin, vous pouvez adresser une demande écrite au Greffe du Tribunal de Commerce en précisant les informations nécessaires à l’identification de votre entreprise (dénomination sociale, numéro SIREN, etc.). Vous devrez joindre un chèque du montant des frais de délivrance et une enveloppe timbrée pour le retour du document.
Il est essentiel de noter que l’extrait Kbis est payant, quel que soit le mode de demande choisi. Les tarifs peuvent varier selon le Greffe concerné, mais en général, ils sont compris entre 3 et 5 euros pour un extrait Kbis au format papier et entre 2 et 4 euros pour un extrait Kbis électronique.
Faire face aux évolutions de son entreprise
Lorsque la situation juridique d’une entreprise évolue, il est indispensable de mettre à jour ses informations auprès du RCS. Ces modifications doivent être déclarées dans un délai d’un mois suivant leur survenance. Une fois les changements enregistrés, ils seront automatiquement reflétés sur l’extrait Kbis.
Ainsi, si vous avez procédé à une modification statutaire ou apporté des changements significatifs à votre entreprise (changement d’adresse, augmentation de capital, nomination d’un nouvel administrateur, etc.), pensez à obtenir un nouvel extrait Kbis pour refléter ces évolutions. Cela vous permettra de présenter un document à jour lors de vos démarches administratives et commerciales et d’éviter toute contestation.
En résumé, l’extrait Kbis est un document clé dans la vie d’une entreprise, attestant de son existence juridique et regroupant toutes les informations légales la concernant. Bien qu’il n’ait pas de durée de validité légale, il est généralement admis qu’un extrait Kbis est valide pendant 3 mois. Si vous devez effectuer une démarche nécessitant un extrait Kbis à jour, n’hésitez pas à le renouveler en ligne, au guichet du Greffe ou par courrier. Enfin, pensez à mettre à jour les informations de votre entreprise auprès du RCS en cas d’évolution significative pour disposer d’un extrait Kbis toujours à jour.